Внедрение электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота СБиС++

Внедрение системы электронного документооборота весьма сложный процесс, в котором должно быть задействовано большое количество человеческих ресурсов. Но заверяем вас, внедрение такой системы неизменно окупается, и тем быстрее проходит процесс окупаемости внедрения, чем крупнее предприятие решившее перейти на электронные документы. Скорость внедрения напрямую зависит от возможности бытовой адаптации персонала, координации работы IT-отдела, сложности бизнес-процессов предприятия. СБиС++ сложный и одновременно многофункциональный комплекс, использование которого приносит свои плоды сразу же.

Внедрение СБиС ++ электронного документооборота

В современных больших и малых организациях постоянно происходит процесс обмена информацией с деловыми партнёрами, контрагентами, клиентами. Что требует задействования большого числа человеческих ресурсов. Особенную важность система электронного документооборота имеет для компаний в больших количествах «производящих» документы: консалтинговые компании, издательства, юридические консультации. СБиС решает эту задачу быстро и автоматизировано, главное – процесс отладки системы на местах, обучение персонала.

Данный материал адресован компаниям, которые уже пришли к выводу, что внедрение юридически значимого электронного документооборота на базе системы СБиС++ для них – идеальный выбор. Предлагаем вам ознакомиться с некоторыми аспектам внедрения электронного документооборота: стоит ли внедрять систему электронного документооборота своими силами или положиться на профессионалов, как долго может длиться процесс внедрения, что можно сделать для успешной и быстрой адаптации персонала, как получить выгоду от внедрения в максимально сжатые сроки.

Общие вопросы внедрения электронного документооборота

Одна из важнейших особенностей систем электронного документооборота – повсеместное внедрение. Система СБиС должна быть внедрена повсеместно на всех рабочих местах, где информация генерируется, рассылается, согласуется. Одна из проблем, которая может выявиться на первоначальном этапе внедрения – сотрудники которые не хотят переходить на новые методы работы. От организации проводящей внедрение здесь требуется индивидуальный психологический подход с учетом возраста сотрудника и профессиональных знаний. Сотрудники зачастую годами работали по отлаженной одной схеме работы, электронный документооборот же в корне меняет их профессиональную деятельность, не снижая нагрузки им надо освоить новые инструменты, которые хоть на порядок и удобнее и технологичнее, но на освоение которых нужно потратить определённое время.

Как же вы можете облегчить своим сотрудникам переход от бумажного документооборота к электронному?

Во-первых, переход необходимо растянуть по времени. Внедрение электронного документооборота разбивается на этапы: к примеру, на первом этапе к СБиС подключаются только ключевые сотрудники-делопроизводители и руководство, на втором этапе подключаются новые отделы, так постепенно, работая с каждым сотрудником в отдельности, подключается вся компания, каким бы большим штатом она не располагала.

Во вторых, на этапе подготовительной, к внедрению электронного документооборота, работы будет хорошо найти сотрудников энтузиастов. Если отстающим от общего темпа коллегам понадобится помощь в освоении безбумажной работы именно они смогут прийти на помощь и потратить минутку своего времени на объяснения. Это должны быть дружелюбные люди, готовые помочь коллегам в работе с системой.

Немаловажную роль играет и управленческий фактор. Отсутствие воли у руководителя, в таком сложном бизнес-процессе может привести к самым негативным последствиям. Электронный документооборот может быть внедрен лишь частично к примеру.

Юридически значимый электронный документооборот

Придание системе электронного документооборота юридической силы – одна из ключевых задач всех разработчиков. К счастью, разработчик СЭД СБиС++ компания Тензор позаботилась об этом заранее. Статус юридически значимых документов в СБиС придаёт квалифицированная электронная подпись, поставляемая вместе с системой электронного документооборота, что придаёт электронным документам широкий юридический статус.

Напомним, понятие электронной подписи в российской юридической практике существует с 2002 года, когда был введён федеральный закон об электронной подписи, разделивший использование видов подписей на простую, усиленную, квалифицированную усиленную. Вид подписи зависит от уровня использования и назначения ЭЦП. В юридически значимом электронном документообороте СБиС ++ используется усиленная квалифицированная электронная подпись, выпущенная компанией Тензор, которая имеет самые высокие уровни защиты.

Следует также учитывать, что внедрение электронного документооборота не несет собой цель – искоренение бумажного делопроизводства. Цель внедрения СЭД – оптимизация бизнес-процессов, создание эффективной среды взаимодействия между контрагентами, между предприятиями и госорганами. Поэтому в ситуациях, где возможны определённые юридические коллизии, вполне уместно использовать и бумажные копии документов, которые, не тормозя работы подразделений, (от отправки до получения) будут дополнительной подстраховкой. Кроме того, при работе с электронным документооборотом двух и более юр. лиц, компаний распечатывать вам нужно всего один, конечный экземпляр документов, что в любом случае приведёт к сокращению бумажного документооборота.

Напомним, эти меры могут носить чисто рекомендательный характер, в особо важных ситуациях, когда электронный документ необходимо подкрепить бумажной копией. В остальном же подобного подкрепления и перестраховки не требуется. Усиленная электронная подпись, выпущенная УЦ Тензор, несёт статус собственноручной и в любой спорной ситуации признается судом равносильной подписи на бумаге. Таким образом, можно отметить, в настоящее время, электронный документооборот не является спутником бумажного делопроизводства, а носит абсолютно равнозначный юридический статус. Соответственно, компания может, как сократить бумажный документооборот за счёт электронного, так и полностью исключить бумажное делопроизводство из своей работы, в любом случае, с самого внедрения электронного документооборота СБиС он будет иметь статус юридически значимого.

Организация электронного документооборота между организациями

Взаимодействие с внешним миром – одна из ключевых задач, которые призван решать электронный документооборот СБиС++. Именно эффективное, быстрое взаимодействие между организациями является причиной, по которой стоит внедрять электронный документооборот. Именно здесь возможно наличие подводных камней – взаимодействие с внешним миром, где бумажное делопроизводство является основным. Со временем, эта ситуация придёт в кардинально другой вид и основным способом передачи информации станет – безбумажный электронный документооборот.

В целях эффективного внедрения электронного документооборота, также необходимо организовать «миграцию» документов, передачу бумажных образцов в электронный вид. Наличие бумажного архива значительно упростит эту задачу.

Эффективность внедрения электронного документооборота

Наиболее сложный вопрос организации СЭД на предприятии – оценка эффективности в конкретных цифрах. Внедрение электронного документооборота требует определённых финансовых затрат и в любом случае характеризуется затратами рабочего времени: обучение сотрудников, освоение новых методов работы.

Эффект от внедрения системы электронного документооборота делится на две части:

Если косвенный эффект рассчитать достаточно трудно, то расчёт прямого эффекта, дело несложное. Каждая организация сама вполне может оценить, сколько средств на бумагу, отправления и курьеров она расходует. Косвенный же эффект, который, в конечном счете, почти всегда превышает прямой, оценить не так просто, это задача аналитического отдела. Благодаря использованию СЭД компания становится менее зависимой от работы курьеров, почты или отдельных сотрудников, автоматизация документооборота, также неизменно даст толчек дальнейшей автоматизации бизнеса, а значит предоставит компании конкурентное преимущество.

Распечатать страницу

Поделиться ссылкой



Электронный документооборот СБиС


Новости

05.04.2017 Весна – время подарков! Дарим 17% скидку на годовую лицензию КриптоПро!
Подробнее

30.03.2017 Приобретайте онлайн-кассы и работайте в соответствии с законом!
С 31 марта 2017 года применять онлайн-кассы обязаны организаций и ИП, торгующие алкогольной продукцией. Подробнее

21.03.2017 Больше никаких коротких гудков и ожидания с трубкой в руке!
Больше никаких коротких гудков и ожидания с трубкой в руке! Подробнее

 » Читать все новости 
 

Госорганы

   

Вакансии



Оставайтесь на связи

      

⇑ Вверх