Основные направления электронного документоборота

 

Что такое электронный документоборот

"СБиС++ Электронный документооборот" для обмена счетами-фактурами - полезный и эффективный продукт. Используя эту систему Вы сокращаете расходы на ведение документооборота на 60-80% и в десятки раз ускоряете процедуру оформления сделок, а также облегчаете работу ключевых отделов офиса: бухгалтерии и отдела продаж.


Бухгалтерия

Электронные счета-фактуры в СБиС++ значительно облегчат работу вашей бухгалтерии: от поставщиков вы будете получать только правильно оформленные документы, а, значит, у бухгалтера не будет проблем с зачетом НДС;

Отдел продаж

Часто менеджеры назначают встречи только для того, чтобы подписать документы. Это отвлекает их от поиска новых клиентов. Используя СБиС++, вы не только значительно сократите эти затраты на документооборот, но и в десятки раз ускорите процедуру оформления сделок. Каким образом?

1)Менеджер привычным образом готовит комплект документов в вашей учетной системе. Например, в 1С. Благодаря системе интеграции, СБиС++ автоматически загружает документы. Удобно, что вы можете отправлять документы как комплектом (счет, накладная, или акт и счет-фактура), так и по отдельности. Загруженные документы отображаются в привычном виде.
2)С помощью СБиС++ вы подписываете документы и отправляете их контрагенту. Конечно, документы надежно шифруются. А для отправки как одного, так и сотни документов достаточно пары кликов.
3)Спецоператор СБиС++ гарантирует оперативную доставку документов до вашего партнера. Получив документы, партнер добавляет к ним свою электронную цифровую подпись и отправляет копию с двумя подписями вам.
4)Для получения документов с юридически значимой подписью достаточно нажать одну кнопку. Причем подпись контрагента в них будет наглядно отражена. Все, сделка оформлена — и у вас, и у партнера полностью подписанный комплект документов.

Документооборот в госорганах

Чтобы организовать полноценный межведомственный электронный документооборот, приходится провести ряд мероприятий:
- согласовать стандарты обмена и форматы документов;
- организовать удостоверяющий центр для выдачи юридически значимых ЭЦП и поддержания инфраструктуры открытых ключей;
- разработать программу и конвертеры для стыковки между разнородными информационными системами различных ведомств;
- на основании закона об ЭЦП разработать внутриведомственные регламенты, положения и инструкции;
- разработать и заключить отдельные соглашения с каждой организацией и ведомством, которые участвуют в обмене документами;
- контролировать сроки и регламенты обмена документами;
- организовать защищенные каналы связи и доставки документов.

СБиС представляет готовое технологическое решение для всего комплекса задач, возникающих при организации электронного документооборота. Система связывает различные ведомства и организации в единую сеть защищенного электронного документооборота.

Межведомстенный электронный документооборот необходим организациям, которые работают с единой базой данных.

Например, уже сейчас с помощью СБиС стало возможным осуществлять документооборот между Федеральной службой судебных приставов и другими ведомствами. Взаимодействуя с Управлением налоговой службы, Пенсионным фондом, Управлением миграционной службы, Управлением социального страхования, ГИБДД, МВД, банками, приставы получают возможность ускорить исполнительное производство. Использование современных защищённых электронных каналов связи делает работу ФССП более мобильной, значительно снижает трудозатраты.

Подключившись к СБиС, вы получаете возможность обмениваться документами с более чем 500 000 организациями по всей стране, которые уже подключены к системе.

Обмен бизнес-данными EDI

Традиционно считается, что EDI-технологии нужны только крупным компаниям и торговым сетям. Однако, это не так. Они приносят существенный эффект даже в средних и малых компаниях, так как меняют бизнес-процессы. EDI позволяет снизить влияние человеческого фактора при обмене бизнес-информацией.

Как у вас сейчас организованы закупки? Ваши снабженцы по прайсам поставщиков составляют заказы, включая в них требуемые позиции. Название кодов у вас и поставщиков различаются, их приходится сопоставлять вручную, а это очень трудоемко, к тому же велика вероятность ошибок.

С помощью СБиС вы сможете использовать единые коды номенклатуры а, значит, заказы можно будет формировать автоматически.

В ответ на заказ вы получаете счет, в котором указаны фактические цены и количество товаров для поставки. Вы уверены, что указанные в счете цены минимальны? А может быть, вы переплачиваете поставщику и заодно вашему снабженцу? В СБиС реализована технология контроля закупочных цен по прайсам различных поставщиков, а также по счетам от конкурентов.

После оплаты счета вы получаете приходную накладную. Если она поступает в неформализованном виде, то процесс оприходования часто затягивается. Ведь если номенклатурные номера разные, то определить, какой именно товар поступил, можно только визуально. Если же приходная накладная в EDI-формате поступает в СБиС, то оприходование происходит без потерь времени, а значит, товар будет быстрее доставлен вашим покупателям.

Для удобства EDI-документы в СБиС, как и в жизни группируются по договорам. На рабочем столе вы видите только текущие сделки, ничего лишнего. Причем по каждой сделке СБиС подскажет о том, какой следующий документ должен быть подготовлен.

С помощью СБиС вы будете держать под контролем ключевые сделки. Одно нажатие, и вы увидите всю историю по движению документов, сможете отслеживать изменение суммы, а также номенклатуры товаров. Удобно, что СБиС прямо в документе подсветит, какие позиции по накладной были недопоставлены, а по каким выявился излишек.

Внедрив EDI-технологии, вы сможете найти действительно крупных поставщиков или покупателей.

Делопроизводство

В приемную руководства ежедневно поступают десятки документов по электронной почте, факсу, или на бумаге. Претензия от контрагента, оставленная без ответа, может привести к судебному разбирательству, потерянное письмо из налоговой по уплате недоимки — к крупным штрафам. Как сделать так, чтобы все важные документы были зарегистрированы и рассмотрены вовремя?

Благодаря тщательно отработанной технологии автоматизации делопроизводства, СБиС разложит все документы «по полочкам», вовремя сообщит о них ответственным, а «забывчивым» поможет ответить в срок.

Хозяйственная служба, ИТ-отдел, кадры, юристы — все эти подразделения являются вспомогательными. Чаще всего они работают по заявкам.

Часто процесс согласования заявки занимает больше времени, чем ее выполнение. Если же работать по устным заявкам, то можно потерять контроль над ситуацией. СБиС предоставляет вам удобный инструментарий для организации делопроизводства таких служб.

Работа с электронными заявками в СБиС упрощает их регистрацию и согласование. СБиС значительно сократит время выполнения таких заявок за счет использования функциональных заданий — заявка пишется на подразделение, а выполняет ее свободный сотрудник.

СБиС поможет вам объективно оценить качество работы таких служб с помощью наглядных отчетов, отражающих очередь заявок, скорость их обработки и производительность каждого сотрудника.

Контроль заданий и поручений

Как вы обычно даете поручения? По телефону, при встрече, или даже в коридоре? А как проверяете их исполнение? Вспомнили — хорошо, нет — дело утонуло. Если пытаться запомнить все, то голова просто взорвется, а иначе сотрудники будут заявлять: «Вы этого не говорили!».

Используя СБиС, вы поймете, насколько просто давать поручения, все держать под контролем, и приучите всех сотрудников выполнять дела в срок.

Дать поручение в СБиС – это указать исполнителя, что нужно сделать, к какому сроку и с какой важностью. Все! Дальше система сама напомнит исполнителю, что пора приступать к работе, а потом и вам, когда нужно будет проверить результат.

В отличие от других систем, СБиС тотально контролирует все работы сотрудников компании. В любой момент вы можете посмотреть, сколько заданий «висит» на сотруднике или целом подразделении, занимается он срочными делами или «текучкой», сколько уже потрачено времени, а сколько еще осталось и т. д.

Вы по достоинству оцените наглядный отчет об исполнительской дисциплине в СБиС, который покажет, кто из ваших сотрудников работает четко и заслуживает поощрения, а кто не справляется со своими обязанностями.

Разложили всю работу «по полочкам», написали инструкцию. Но, чтобы она заработала, надо обязательно донести ее до каждого, ознакомить «под роспись», А если ее необходимо изменить, как поступать? Опять бегать за всеми, чтобы получить подписи, или устраивать бесчисленные собрания? Неудобно!

СБиС все упрощает:
Вы готовите приказ, причем можно прикрепить уже готовый документ Word.
Указываете список рассылки, причем можно одним нажатием выбрать хоть целый департамент с сотней сотрудников. Еще одно нажатие - и документ уйдет сразу всем.
Кто-то прочитал быстрее, кто-то медленнее, но главное прочитали все и вы это четко видите!

Еще пример. Перед собранием акционеров нужно разослать отчет нескольким десяткам людей из разных подразделений. Каждый раз выбирать их из справочника утомительно, да можно и забыть кого-то, поэтому в СБиС реализована специальная технология сохранения списков рассылки.

Используя СБиС, отговорку «а я не читал!» в своей организации вы больше не услышите.

Управление проектами

Вам знакома ситуация — деньги вкладываются, все работают, а результата нет. Никто не может сказать, сколько уже потратили на эту работу, а сколько еще осталось. Никто ни за что не отвечает. Как вылезти из этой управленческой «трясины»?

Методика проектного управления в СБиС будет незаменима для вас. Вместе со СБиС вы составите четкий план каждого проекта, определите ключевые вехи и сможете по ним контролировать его выполнение. Используя СБиС, вы узнаете, сколько поручений было дано на каждом этапе проекта, сколько времени и денег понадобилось для их исполнения, а также какие поручения более всего затянули проект.

Люди — это основа любого проекта. А ведущие специалисты всегда на вес золота. Вы уверены, что ведущие специалисты работают на ключевых проектах? Может быть, они завалены текучкой и поэтому не сдают проекты в срок? Личный планировщик в СБиС поможет им организовать свое время, а вам — четко понять, куда уходят силы наиболее ценных сотрудников. Технология проста: заполняя свое расписание, сотрудники связывают работы с проектами, которые ведет компания, что позволяет вам затем получить наглядную сводку затрат времени как по проектам в разрезе сотрудников, так и наоборот.

Умный электронный архив в СБиС поможет вам держать в порядке всю проектную документацию, так как все документы по проекту будут загружены в систему и структурированы по этапам.

СБиС также обладает мощными инструментами для коллективной работы. Система тщательно контролирует изменения документов, гарантируя, что все участники проекта работают только с их актуальными версиями.

Электронный архив

Где у вас хранится договор с контрагентом, подписанный год назад? В бухгалтерии? В юридическом отделе? Или у менеджера, который работал с ним? Скорее всего, копию имеет каждый! А на поиск оригинала можно потратить целый день.

СБиС наведет порядок в документах, так как бумаги будут храниться и регистрироваться в одном месте, а все заинтересованные будут работать с электронными копиями. СБиС не только найдет любой документ за секунды, но и избавит ваши кабинеты от шкафов с архивами, а стол — от стопок бумаг.

Работать с документами в СБиС быстро и удобно — вы сможете создать свои виртуальные папки и собрать в них самые важные для вас документы, будете держать их под рукой.

Акты сверок с контрагентами

Казалось бы, что сложного – распечатать акты сверки с контрагентами, разослать и дождаться подтверждения расчетов. А как это происходит на самом деле? Законодательство обязывает нас проводить инвентаризацию обязательств перед составлением годовой отчетности и в ряде других случаев. Кроме того, сейчас стало хорошим тоном делать это и при закрытии этапов работ или расчетов по договору. Это даже для средней организации сотни, а то и тысячи актов сверок в год. Их нужно распечатать в двух, а то и трех экземплярах, согласовать с менеджерами, бухгалтерией и руководством, отвезти лично или отправить по почте, а потом ждать ответа и, не исключено, поторапливать контрагентов по телефону. А если при сверке возникнут разногласия? Поднять первичные документы, найти расхождения, исправить, заново обменяться актами… Долго и трудоемко.

В результате, потратив столько времени и сил, можем ли мы сказать, что все сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, отраженные в нашей отчетности, проверены и документально подтверждены? Знаем ли мы, сколько актов согласовано, сколько получено разногласий с контрагентами, да и просто – где сейчас находятся акты по конкретным организациям, скажем, двухлетней давности? Вряд ли. А зачастую к этому добавляются недобросовестность, отпуска и увольнения сотрудников, медленная работа почты и курьеров, беспорядок в архиве и плохая организация хранения документов на рабочих местах. Получается полная неразбериха.

Между тем, свои расчеты с бюджетом мы уже привыкли сверять через Интернет, например, при помощи системы электронного документооборота СБиС. Нам уже и в голову не приходит распечатывать бланки, заполнять их, подписывать, выстаивать очереди к налоговым инспекторам или на почту. Сверка происходит «между делом». А ведь количество сверок с юридическими лицами несравнимо выше, чем с контролирующими органами. Так почему бы нам не использовать этот же проверенный, хорошо отлаженный механизм и для организации сверки расчетов с контрагентами?

Безбумажные акты сверок СБиС отправляет контрагентам мгновенно, а для получения ответного документа из любой географической точки требуется всего несколько минут. И уж конечно не нужно тратить деньги на распечатку, почтовые и курьерские услуги. В электронном виде происходит согласование документов и внутри организации. СБиС сам пройдет по нужному маршруту и соберет подписи. Более того, система электронного документооборота СБиС всегда сообщит, где ваш акт задержался внутри организации, отправлен ли он контрагенту, получен ли ответ, есть ли разногласия. За один день можно отправить, получить и обработать сотни документов. Быстрее и проще? Несомненно.

Все акты сверок, заверенные ЭЦП, теперь будут храниться в электронном виде в едином реестре. Со СБиС не важно, кто начал сверку - менеджер или бухгалтер, вы или ваш контрагент. И бухгалтер, и менеджер, и руководитель будут видеть всегда одну и ту же информацию. Никаких потерь данных, никаких документов-дублеров – только актуальные сведения о состоянии взаиморасчетов. Акты сверок в СБиС не затеряются в потоке другой корреспонденции, найти нужные документы очень просто. И конечно, СБиС не позволит вам пропустить входящий акт или задержку ответа от контрагента. А на возникшие при сверке разногласия СБиС сам обратит внимание бухгалтерии и менеджера. Теперь вы на самом деле контролируете ситуацию, и результаты ваших сверок в полном порядке.

Думаете, электронные акты будут выглядеть по-другому и придется к этому долго привыкать? В СБиС они точно такие же, как на бумаге. И даже сведения о том, кто и когда подписал документ электронной цифровой подписью, отображаются наглядно.

Все еще сомневаетесь, вдруг «без бумажки» сверка не будет действительна? Согласно закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. А с момента принятия закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» электронный документ, подписанный ЭЦП, которая заменяет подпись и печать на бумаге, абсолютно равнозначен бумажному. Его в случае необходимости даже можно предоставлять в суд.

Так стоит ли продолжать сверяться с контрагентами на бумаге или делать это с использованием системы электронного документооборота СБиС, а освободившееся время потратить с большей пользой? Ответ очевиден. Ну, а послать письма или встретиться с поставщиками и покупателями лично можно и по более приятным поводам – чтобы обсудить новые перспективы развития бизнеса или просто поздравить с праздником.

Поделиться ссылкой



Электронный документооборот СБиС


Новости

05.04.2017 Весна – время подарков! Дарим 17% скидку на годовую лицензию КриптоПро!
Подробнее

30.03.2017 Приобретайте онлайн-кассы и работайте в соответствии с законом!
С 31 марта 2017 года применять онлайн-кассы обязаны организаций и ИП, торгующие алкогольной продукцией. Подробнее

21.03.2017 Больше никаких коротких гудков и ожидания с трубкой в руке!
Больше никаких коротких гудков и ожидания с трубкой в руке! Подробнее

 » Читать все новости 
 

Госорганы

   

Вакансии



Оставайтесь на связи

      

⇑ Вверх